La ricerca dell’efficienza tramite soprattutto la lotta agli sprechi è un must che deve muovere l’attività di ogni serio controller. Se il conto economico delle aziende seguite non migliora, allora non è controllo di gestione. Fatta questa debita premessa, passo all’articolo di oggi, cioè a dire il workshop kaizen. Il workshop kaizen è un intervento rapido e deciso, al massimo della durata di una settimana, tramite il quale un determinato team si pone un obiettivo realmente e velocemente raggiungibile, in genere in merito alla riduzione/eliminazione degli sprechi. La rapidità dell’intervento su di un determinato spreco è un fattore fondamentale e distintivo del workshop kaizen; infatti la rapidità permette di:
• Evitare di ritrovarsi con costi successivi di più elevata entità (ad esempio la non qualità trascurata prima o poi si riverbererà sulla reputazione aziendale e quindi sulla clientela)
• Incrementare la percezione e la responsabilizzazione dei dipendenti in merito a ciò che non crea valore (e quindi spreco)
• Far riflettere tutta l’organizzazione in merito ai danni economici che generano gli sprechi e all’opportunità che gli stessi vengano eliminati
Rispetto questo ultimo punto è prassi tutta nostrana continuare a produrre anche in caso di eclatanti problemi in termini di spreco. Così ad esempio l’azienda pur di non fermare la produzione, scende a compromessi con tutta una serie di inefficienze, tollerandole senza mai risolverle. L’obiettivo di un workshop kaizen è appunto raggiungere l’obiettivo prefissato anche a costo di interrompere per una settimana (la durata in genere del progetto) la produzione. Prima di iniziare un’azione di questo tipo, è necessario costituire un team, programmare in termini tempistici l’evento e fissare degli obiettivi realistici, strategici e misurabili da ottenere. Le fasi in cui si articola un progetto sono le seguenti
Programmazione e preparazione dell’evento:
è fondamentale individuare, in funzione del processo/attività/ufficio/macchina da aggredire, qual è l’area di riferimento. La convenienza sta nello scegliere un evento tra gli altri che possa portare maggiori benefici con lo sforzo minore (soprattutto all’inizio, in quanto varrebbe da apripista per gli altri eventi), difatti sarebbe intelligente operare su processi che, ad esempio:
• Presentino degli elevati livelli di scorte interoperazionali
• Siano simili ad altri processi (così da replicare velocemente il tutto)
• Presentino evidenti colli di bottiglia
• Che abbiano un elevato impatto in termini economici/finanziari
Ulteriormente è opportuno scegliere un prodotto/servizio:
• Che presenta elevati volumi di produzione/erogazione
• Che presenti un flusso di valore non troppo complesso
• Che nasca e finisca sotto il capannone, senza coinvolgere ad esempio lavorazioni conto terzi
Certamente come azione lean potrebbe essere interessante iniziare con un progetto 5S, in genere semplice da gestire, che fornisce miglioramenti visibili e rapidi e che interessa trasversalmente tutte le funzioni aziendali.
La conduzione del workshop
Il team leader provvederà a definire l’agenda suddivisa per ore o giorni (generalmente mai oltre la settimana) all’interno della quale saranno riportare le attività da svolgere, chi se ne occuperà, quando e un riquadro di spunta ad indicare che l’attività è stata portata a termine. Importante quindi enfatizzare come la partecipazione di tutto il team dev’essere continua, senza interruzioni e che la maggior parte delle attività si svolgerà in produzione e non certamente in ufficio.
La raccolta dei dati
Per la raccolta dei dati relativi allo svolgimento delle singole operazioni in merito ad un’attività o processo, può essere utilizzato un foglio chiamato “tabella di analisi delle operazioni”. Il foglio presenta i simboli del: lavoro, movimento, trasferimento, attesa, controllo. In questo modo, in maniera intuitiva ed immediata è possibile focalizzarsi su quali sono le operazioni che danno valore aggiunto e quali invece rappresentano uno spreco (foto sotto)
Tra i dati possono essere allegate foto e filmati, utili soprattutto per mostrare il “prima” e il “dopo” di ogni intervento kaizen. A seguire poi, dopo la raccolta dati, il team si riunisce al fine di misurare il raggiungimento degli obiettivi e discutere dell’eventualità di diffusione in altre aree di quanto raggiunto.
Il commercialista/resp.amministrativo che vuole davvero implementare un corretto sistema di controllo di gestione in un’azienda, non può prescindere da questo genere di osservazioni al fine di ottenere il massimo risultato rispetto gli obiettivi prefissi. L’art. 2086 c.c. prevede, oltre che la possibilità di intercettare i primi segnali di crisi, anche la capacità di garantire la continuità aziendale. Tutto ciò non può prescindere dal sapere intervenire sotto i capannoni produttivi così da migliorare la redditività delle produzioni realizzate. Noi ci rendiamo disponibili verso i professionisti tramite una nuova frontiera della formazione, per saperne di più clicca qui.
