CONTROLLO DI GESTIONE: il commercialista e l’ottimizzazione dei flussi negli uffici.

Si parla tanto di controllo di gestione e di crisi d’impresa, così come della figura dell’esperto all’interno della composizione negoziata ed al consulente chiamato ad affiancare l’imprenditore relativamente la redazione del piano finanziario industriale. Tutti discorsi interessanti per carità, però spesso mi pare si perda di vista il fine ultimo di un buon sistema di programmazione e controllo, che non è solo “misurare” (di sole misure si muore), ma anche e soprattutto “intervenire”.

 

La capacità di intervento può cambiare, se volta a ridurre i costi, le sorti di un’azienda. Accanirsi quindi nella diagnosi, senza mai somministrare una cura, alla fine dei conti non porterà a nulla se non all’aggravarsi delle condizioni del “malato”. A parere di chi scrive, con la crisi attuale e dopo tutte le disgrazie che sono successe, chi realmente vuole occuparsi di Programmazione e Controllo deve avere ben chiaro che il proprio intervento non può limitarsi ad una semplice analisi ma deve andare oltre, aprendo il campo a delle soluzioni concrete, mirate, che portino l’imprenditore a ritrovare quella marginalità su prodotti e servizi la cui mancanza con grande probabilità lo sta conducendo verso l’insolvenza conclamata.

 

Il semplicissimo esempio di quest’ultimo articolo vuole porre l’attenzione sempre e comunque su quello che è il nemico numero uno dell’efficienza aziendale: lo spreco. Nella fattispecie andremo a mappare il procedimento di ricezione, smistamento e autorizzazione di una mail. L’analisi è molto particolareggiata, lo svolgimento del processo nella sua interezza richiede l’intervento di molte persone riconducibili a differenti uffici. Ogni persona coinvolta porta a termine una piccola operazione e il problema tra le altre cose risiede nel fatto che, qualora una di esse manchi, il processo si interrompe. Di seguito il grafico con le operazioni esposte ed i 3 uffici coinvolti

 

Le operazioni a valore aggiunto sono in realtà solo due, la ricezione della mail e la successiva distribuzione, tutto il resto non dà alcun valore ed è frutto di quel tipo di organizzazione. È presente ancora dello spreco sia nel lavoro effettivo reiterato più volte, sia nei tempi di attesa alle volte superiori a quelli di lavoro effettivo (più aumentano le ripetizioni delle operazioni più il rischio di code contestualmente aumenta). Il tempo totale è 5,4 ore.

 

Una volta mappato il flusso, si può passare alla sua compattazione. Proviamo ad eliminare le operazioni di stampa e controllo che tengono in particolar modo occupate le segretarie dei responsabili B e C.

 

Il tempo totale ora è di 2,5 ore, più che dimezzato. Il flusso risulta più ordinato, meno parcellizzato e quindi certamente meno costoso.

 

Quanto di seguito esposto presenta una semplicità che rasenta, una volta messo “nero su bianco”, la banalità! Il segreto è appunto mappare, creare quindi un’evidenza visiva che permetta di trovare soluzioni da ritenere quasi ovvie ma solo nel momento in cui sono chiaramente visibili e misurabili.

 

Analizzare i flussi office, soprattutto negli uffici “critici” permette di ridurre gli sprechi, eliminare le ridondanze, ridurre ove possibile il personale e, in definitiva, ottimizzare i costi (soprattutto quelli fissi) migliorando le marginalità. In tempi di recessione, con i costi energetici alle stelle, è di vitale importanza ripensare l’azienda non solo nei suoi processi industriali, ma anche nei processi office, cercando in tutti gli “angoli”, anche in quelli più nascosti, il recupero degli sprechi. Di questo ed altro parleremo alla nostra prossima edizione del solito corso “Diventa un controller”, per info e date clicca qui

 

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